Những lưu ý khi lên kế hoạch tổ chức tiệc trà tiếp khách

Tiệc trà là loại hình tiệc tiếp khách ngày càng phổ biến trong những sự kiện công ty, những cuộc hội họp tại văn phòng…và dần trở thành một nét văn hóa của các công ty, doanh nghiệp. Tuy chỉ là chi tiết nhỏ trong chuỗi sự kiện nhưng lại thể hiện sự chu đáo của doanh nghiệp đối với khách mời. Đồng thời với không gian mở của bữa tiệc sẽ giúp thực khách dễ dàng giao lưu, và trao đổi hơn. Sau đây hãy cùng Cầu Vồng Event & Catering điểm qua những lưu ý cần thiết để có một bữa tiệc trà tiếp khách trọn vẹn.

1. Chọn chủ đề cho buổi tiệc trà được nhất quán

Lưu ý đầu tiên khi tổ chức tiệc trà tiếp khách là bạn nên thống nhất và quyết định cho buổi tiệc một chủ đề hay và ý nghĩa trước khi thực hiện. Chủ đề này nên liên quan đến ý nghĩa của sự kiện hay hội nghị để góp phần truyền tải thông điệp mà doanh nghiệp mong muốn.

Khi đã có chủ đề bữa tiệc rồi, mọi hoạt động và sự kiện sẽ phải tuân theo chủ đề chính để mang lại tính mạch lạc cho buổi tiệc trà tiếp khách của doanh nghiệp. Việc này sẽ hạn chế được tình trạng các chi tiết của bữa tiệc bị sắp xếp rời rạc, không có điểm chung, tạo ấn tượng không đẹp trong mắt khách mời.

Hơn thế nữa, tổ chức buổi tiệc trà tiếp khách có chủ đề chung sẽ làm cho mọi việc được tối ưu, tránh mất thời gian và những sự cố đáng tiếc có thể xảy ra. Ví dụ như chủ đề tiệc của bạn mang ý nghĩa của sự sang trọng thì việc chọn dụng cụ tiệc phải là đồ sứ cao cấp, màu sắc trang nhã, lịch sự.

2. Xác định thời gian và địa điểm tổ chức tiệc trà tiếp khách

Khi tổ chức tiệc trà tiếp khách bạn nên quan tâm đến yếu tố thời gian, để ý nghĩa của buổi tiệc được khách hàng cảm nhận trọn vẹn nhất. Tiệc trà tiếp khách nên diễn ra trước sự kiện chính, và các sự kiện quan trọng khác để khách mời có thời gian làm quen, hay trao đổi công việc.

Bên cạnh thời gian, không gian tổ chức tiệc cũng rất quan trọng. Địa điểm nên nằm ở vị trí thuận lợi, không gian mở, dễ di chuyển giúp khách mời thoải mái đi lại, trò chuyện và giao lưu.

Một chi tiết mà bạn cần lưu ý nữa là không gian tiệc cần phù hợp với số lượng khách mời, tránh tình trạng phòng tiệc nhỏ quá sẽ tạo cảm giác chật chội, gò bó; hay rộng quá sẽ khiến không gian tiệc bị loãng.

Bạn nên trang trí tiệc trà theo phong cách nhẹ nhàng và bám sát chủ đề chính. Các loại thức ăn, nước uống phải được sắp xếp hợp lý, đẹp mắt và sang trọng. Bạn có thể xem những đĩa trái cây được cắt gọt tinh tế là chi tiết trang trí, hay đặt thêm những chậu hoa tươi cho bàn tiệc thêm đẹp mắt.

3. Ngân sách tổ chức tiệc trà tiếp khách

Kinh phí cho bữa tiệc trà tiếp khách nên được cân đối để tránh tình trạng hao hụt quỹ không đáng có. Vì vậy, bạn nên lên một kế hoạch chi tiêu cụ thể cho từng phần và căn cứ vào đó để chuẩn bị tiệc vừa đầy đủ vừa tiết kiệm.

Chi phí cho thực đơn tiệc trà tiếp khách nên được phân bổ hợp lý theo yêu cầu bữa tiệc. Chẳng hạn như tiệc trà tiếp khách của bạn yêu cầu phần trang trí phải cầu kì, bắt mắt và sang trọng thì lúc này kinh phí dành cho trang trí nên được ưu tiên.

Ngoài ra, công ty, doanh nghiệp của bạn cũng nên cắt giảm những chi phí không cần thiết để tiết kiệm ngân sách. Nếu bạn xác định là tiệc tiếp khách dạng tiệc đứng, tiệc buffet thì nên giảm bớt nhân viên phục vụ, việc này giúp bạn giảm bớt một phần chi phí.

4. Lập kế hoạch đón khách trong tiệc trà

Hãy đặt phương châm “Vui lòng khách đến, vừa lòng khách đi’’ lên hàng đầu, để khách mời của bạn thật sự hài lòng. Từ đó hình ảnh của công ty doanh nghiệp sẽ trở nên uy tín hơn trong mắt đối tác thông qua buổi tiệc trà chỉn chu, chuyên nghiệp. Vì vậy, việc nắm bắt thông tin khách mời, số lượng, thời gian đến và đi, độ tuổi, phần đông giới tính là nam hay nữ rất quan trọng.

Từ những thông tin có được đó doanh nghiệp sẽ có phương án đón tiếp phù hợp và nồng nhiệt đối với từng khách mời. Chính sự nhiệt tình và chu đáo của bạn sẽ làm khách hàng có những ấn tượng tốt, hài lòng với phong cách phục vụ của công ty, doanh nghiệp bạn, đồng thời khách hàng cũng thấy mình được tôn trọng và có thiện cảm tốt đối với doanh nghiệp của bạn thông qua buổi tiệc trà tiếp khách.

5. Thực đơn cho tiệc trà tiếp khách

Có rất nhiều loại hình tiệc cho bạn lựa chọn. Có thể kể đến như tiệc trà chiều, tiệc teabreak, tiệc trà buffet, … Do đó, bạn hãy chọn cho mình loại hình tiệc phù hợp với đối tượng khách mời, mục đích bữa tiệc, và ngân sách của doanh nghiệp.

Ngoài ra, menu bữa tiệc cũng phải được chú ý, phải đảm bảo số lượng, hình thức và chất lượng. Những loại trái cây trên bàn tiệc phải đảm bảo độ tươi mới, màu sắc đẹp mắt khiến thực khách muốn thưởng thức ngay. Ngoài ra những loại thực phẩm sử dụng trong bữa tiệc ngoài ngon còn phải rõ nguồn gốc và hợp vệ sinh.

Tiệc trà tiếp khách ngoài cung cấp năng lượng cho thực khách trước khi vào sự kiện chính, hay nghỉ ngơi giữa hội nghị; đây còn là không gian để khách mời tương tác, trao đổi. Với những lưu ý trên, Cầu Vồng Event & Catering hi vọng bạn sẽ tạo nên một bữa tiệc trà như ý.

Với mong muốn mang lại những bữa tiệc trà tiếp khách chất lượng, nâng tầm đẳng cấp cho doanh nghiệp; Cầu Vồng Event & Catering luôn mang đến cho doanh nghiệp dịch tiệc tận tình- tận nơi, những loại trái cây được cắt gọt sẵn luôn đảm bảo sự thanh mát. Ngoài ra, những loại bánh ngọt, bánh mặn và trái cây tưới mát nhà Cầu Vồng sẽ khiến thực khách siêu lòng, kể cả những vị khách khó tính.

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn dịch vụ tiệc trà tiếp khách chất lượng nhất, tận tình nhất!

==============================================================

Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Hy Vọng Việt
Website: hyvongviet.vn
Hotline/ zalo: 0979837699
Fanpage: Cầu Vồng Event & Catering
Email: hyvongviet.jsc@gmail.com
Địa chỉ: 390 Trường Chinh – Đống Đa – Hà Nội