Quy trình 5 bước tổ chức tiệc teabreak thành công cho các sự kiện công ty

Tiệc teabreak với tính chất thông dụng, tinh tế mà tiệc trà mang lại trong cuộc họp, giao lưu, gặp mặt … nên hình thức tiệc trà rất được ưa chuộng, tổ chức thường xuyên, nhất là trong các công ty, tổ chức, hội nghị,..

1. Tại sao cần tổ chức Teabreak?

Một buổi hội thảo hay đàm phán cần sự tập trung cao độ, nhưng nếu diễn ra trong thời gian dài sẽ dễ dẫn đến sự mệt mỏi khiến chất lượng buổi họp không có hiệu quả cao, như vậy tiệc Teabreak lúc này sẽ phát huy tối đa tác dụng cho buổi họp:

• Teabreak giúp các thành viên tham gia có thời gian giải lao, nạp năng lượng để tiếp tục buổi họp.
• Teabreak cũng là khoảng thời gian giúp các thành viên chuẩn bị tinh thần tốt nhất cho những phần họp quan trọng phía sau.
• Teabreak là dịp để các vị khách trong buổi hội thảo giao lưu và chia sẻ với nhau kinh nghiệm để hợp tác tốt nhất trong công việc.
• Teabreak cũng là khoảng thời gian để ban thư ký tổng hợp lại những thành quả đạt được trong lần họp đầu.
• Teabreak còn là tiệc chiêu đãi nhẹ nhàng thể hiện tính chuyên nghiệp, trang trọng của buổi họp cũng như thể hiện sự tôn trọng đặc biệt tới những đối tác của buổi hội thảo.

2. Quy trình tổ chức tiệc teabreak thành công

Mặc dù quy trình tổ chức tiệc teabreak là một phần nhỏ trong toàn bộ sự kiện và thời gian diễn ra không lâu nhưng để tổ chức được bữa tiệc này, bạn cũng cần nắm rõ quy trình tổ chức Teabreak thành công:

Bước 1:  Tư vấn khách hàng và xác định ngân sách tổ chức tiệc teabreak

Bước đầu tiên trong quy trình tổ chức tiệc teabreak là tiếp nhận thông tin, nhu cầu của khách hàng và tư vấn cho khách hàng những dịch vụ phù hợp nhất. Tùy thuộc vào nhu cầu của khách hàng về số lượng, concept sự kiện, chi phí dự kiến…Dựa trên những yêu cầu đó Hy Vọng Việt sẽ tư vấn loại hình tiệc phù hợp nhất cho bạn

Bước 2: Chọn lựa thực đơn tiệc teabreak phù hợp

Dựa vào những thông tin và yêu cầu của bạn ở trên thì đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức tiệc teabreak sẽ tư vấn và giúp bạn xây dựng menu món ăn phù hợp với kinh phí, số lượng và đặc điểm khách mời của bạn

Xem thêm các thực đơn tiệc trà tại đây nhé: https://hyvongviet.vn/product-category/tiec/

Với những đơn vị tổ chức tiệc chuyên nghiệp, uy tín như Hy Vọng Việt việc đưa ra thực đơn tiệc cân đối với ngân sách và vị thế khách hàng sớm đã xây dựng thành một quy trình đặt tiệc teabreak chuyên nghiệp, nhanh chóng, giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian cho bạn.

Bước 3: Duyệt menu, thời gian, địa điểm và giá cả

Để hạn chế thấp nhất những sai sót, rủi ro trong quy trình tổ chức tiệc teabreak giá rẻ cho khách hàng, trước một ngày diễn ra, Hy Vọng Việt sẽ báo lại với khách hàng những thông tin đã chốt trước đó, đồng thời báo thời gian cụ thể chuyên viên đến setup tiệc trà tại công ty.

Đối với hình thức tiệc teabreak giá rẻ setup trọn gói, tư vấn viên sẽ chốt phương thức phục vụ, ngày giờ cung cấp, … để khách hàng nắm thông tin, an tâm hơn về tiệc trà của mình được tổ chức đúng yêu cầu, đúng kế hoạch đặt ra

Sau khi đã thống nhất, chống địa điểm thời gian và các yêu cầu khác thì Hy Vọng Việt sẽ tiến hàng soạn thảo hợp đồng tổ chức tiệc ngọt và gửi hợp đồng (nếu cần) qua fax cho khách hàng

Tại các công ty tổ chức sự kiện bạn cần đặt cọc khoản tiền nhất định khi chốt đơn, đây là nguyên tắc làm ăn để đảm bảo hợp tác hai bên đã được ràng buộc, bảo vệ quyền lợi song phương, nhất là đảm bảo quyền lợi cho người tổ chức tiệc. Tại Hy Vọng Việt có các hình thức thanh toán linh hoạt gồm: tiền mặt, chuyển khoản, thanh toán,… đảm bảo cho khách hàng luôn thoải mái, tiện lợi nhất.

Bước 4: Set up tiệc đúng giờ và đầy đủ món theo yêu cầu của khách hàng

Đến ngày hẹn Hy Vọng Việt sẽ đến địa điểm được yêu cầu và tiến hànhset up tiệc teabreak cho khách hàng, chúng tôi cam kết sẽ bài trí bàn tiệc đúng giờ, đảm bảo tính khoa học, thẩm mỹ đảm bảo an toàn vệ sinh cũng như các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng.

Bước 5: Chăm sóc khách hàng

Sau khi buổi tiệc kết thúc, nhân viên của Hy Vọng Việt sẽ tiến hành dọn dẹp vệ sinh trả lại không gian ban đầu cho công ty. Sau khi đã kết thức buổi tiệc bạn tiến hành thanh toán phần tiền còn lại trong hợp đồng.

Cuối cùng là chăm sóc khách hành, Hy Vọng Việt hỗ trợ xuất hóa VAT, thanh toán bằng nhiều hình thức linh động với khách hàng. Vọng Việt luôn sẵn sàng lắng nghe những góp ý của khách hàng để có sự cải thiện tốt hơn trong chất lượng dịch vụ

Trên đây là 5 bước đơn giản cho một quy trình đặt tiệc teabreak trọn gói tại Hy Vọng Việt, dịch vụ tư vấn và tổ chức tiệc teabreak của chúng tôi chắc chắn sẽ khiến bạn hài lòng.

================================================================

Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Hy Vọng Việt
Website: hyvongviet.vn
Hotline/ zalo: 0979837699
Fanpage: Cầu Vồng Event & Catering
Email: hyvongviet.jsc@gmail.com
Địa chỉ: 390 Trường Chinh – Đống Đa – Hà Nội